Open communicatie: het hart van een gezonde werkomgeving

Open communicatie is de brandstof van hoog presterende organisaties. In teams waar alles bespreekbaar is, is ook alles werkbaar. Open dialoog bevordert namelijk niet alleen persoonlijke ontwikkeling, maar ook de teamdynamieken. Door (soms moeilijke) open gesprekken aan te gaan bouw je een cultuur van openheid, vertrouwen en wederzijds respect. Je creëert een omgeving van begrip, waarin mensen elkaar helpen groeien en uitdagen om de beste versie van zichzelf te worden.

Hoe faciliteer je open communicatie & oprechte dialoog in jouw organisatie? Ontdek het in deze blog.

Het belang van open communicatie – Durf jij de dialoog aangaan?

Open dialoog is een krachtige tool voor coaches, maar ook voor organisaties en leiders die meer impact willen maken. Net zoals in feedbackgesprekken wil je het begrip vergroten en onzichtbare factoren of blinde vlekken blootleggen. Want iets bespreekbaar maken, betekent het ook werkbaar maken.

Een dialoog is een gesprek gericht op het creëren van wederzijds begrip op respectvolle wijze. Daarnaast staat openheid voor het onthullen van je eigen gedachten, gevoelens en gedrag. Anderzijds is er ook open staan voor wat de ander onthult. Hoe onderzoek je dit gedrag zodat je de ander beter kan verstaan?

Kortom, open dialoog, of open communicatie, is het creëren van wederzijds begrip, in een veilige omgeving waar wederzijds respect en vertrouwen voorop staat. Dialoog is het delen van betekenis. Je gaat verder dan wat er gezegd of gedaan wordt, en duikt in de onderliggende intenties, drijfveren en gevoelens die dit gedrag aansturen.

3 obstakels voor open communicatie op de werkvloer

Hoewel open communicatie bij veel organisaties de doelstelling is, wijkt de realiteit hier vaak nog vanaf. Er zijn verschillende redenen waarom mensen een open gesprek uit de weg gaan:

1. Slechte relaties: Slechte relaties zorgen voor meer afstand, terwijl nabijheid juist cruciaal is om het conflict op te lossen.
2. Need for speed: Anderzijds is er vaak onvoldoende tijd in organisaties om een oprechte open dialoog aan te gaan. Soms is dat ook waar, zeker wanneer het bijvoorbeeld over drukbezette managers gaat.
3. Ego: De perceptie die we hebben van onszelf, en de angst om negatief waargenomen te worden door anderen. Bijvoorbeeld: “als ik deze vraag stel vinden ze mij misschien onbekwaam.”

Het faciliteren van een veilige omgeving en vertrouwen is dus essentieel voor het stimuleren van open dialoog.

Het verschil tussen perceptie & realiteit

Glas halfleeg of halfvol? Perceptie is een keuze. Een keuze die we vaak ook onbewust maken. Jij vult namelijk zelf in of het glas halfleeg of halfvol is. Mensen hebben de neiging om zelf dingen in te vullen en te interpreteren volgens hun eigen wereldbeeld. Iedereen heeft echter een verschillende kijk. Zo kunnen twee mensen bijvoorbeeld hetzelfde doen, maar hier een andere motivatie voor hebben.

Wat denk jij bijvoorbeeld wanneer je jouw baas of overste niet kan bereiken? Welke aannames ontstaan dan?

• Hij heeft geen tijd voor mij
• Het interesseert hem toch niet
• Ons team is niet belangrijk genoeg
• …

De manager kan echter een volledig ander andere visie hebben:

• Mijn medewerker is goed bezig, ik laat hen beter even doorwerken
• Mijn team werkt graag zelfstandig, ik zal me niet te veel moeien
• Het team weet dat ze mij altijd kunnen bereiken
• …

Beide partijen hebben een compleet verschillende perceptie, en toch leven ze in dezelfde realiteit. De enige manier om dit op te lossen is met open communicatie. Zo ontstaat er meer begrip langs beide kanten. Het heeft geen zin om te blijven hangen in je eigen beperkte perceptie. Ga er niet zomaar vanuit. Durf in plaats daarvan onder de waterlijn duiken. Vraag jezelf: wat schuilt er achter dit gedrag? Waarvan is dit een symptoom?

Openheid opent: de waterlijn doen zakken

Twee monologen maken nog geen dialoog. Beide partijen moeten zichzelf durven open stellen. Je luistert dus met het verlangen om te begrijpen, niet vanuit de wil om te overtuigen.

Het beste dat je kan doen om een open dialoog te starten is vooral jezelf openstellen. Door jezelf bloot te geven en kwetsbaar op te stellen, geef je de ander de kans om hetzelfde te doen. Wanneer beide partijen hun waterlijn doen zakken krijgen we meer inzicht in de onderliggende intenties en drijfveren achter ons gedrag.

1. Durf delen wat je denkt, voelt en doet – Openheid opent. Vaak zien we alleen maar het tipje van de ijsberg. Door het waterniveau te laten zakken krijgen beide partijen meer begrip in elkaars gedrag – en het effect hiervan op zichzelf, de omgeving en de resultaten.
2. Verhoog het begrip - Beide partijen krijgen inzicht in de onderliggende intenties. Ben jij de manager in het bovenstaand scenario? Probeer dan te begrijpen waarom medewerkers zich zo voelen. Zoek vervolgens samen naar oplossingen: wat kan jij doen als leidinggevende om jouw team op de best mogelijke manier te ondersteunen?
3. Niet projecteren – Achter hetzelfde gedrag schuilt niet altijd dezelfde intentie. Wees ervan bewust dat iedereen zijn eigen denk-en referentiekader heeft. In plaats van aannames te projecteren kan je ze inbrengen als hypothese in het gesprek, en vervolgens dieper ingaan op het antwoord.

Open dialoog is vooral luisteren. Je wil de perceptie van de ander beter begrijpen. Dat doe je door oprecht te luisteren en door te vragen. Nadat je jezelf openstelt, en dus de dialoog durft aangaan kan je het begrip in de ander verhogen en zo je communicatiestijl aanpassen.

Ontdek meer over de kracht van Open Dialoog & Communicatie tijdens een inspiratiesessie op maat!

Shift jouw perceptie: Intentie - Gedrag - Effect

Iedereen heeft dus een eigen ijsberg (referentiekader of wereldbeeld) die ons gedrag aanstuurt. En hoe we met elkaar omgaan beïnvloedt opnieuw dit kader. Het is dus een wisselwerking. Maar hoe kan je uit de vicieuze cirkel van drama stappen door jouw begrip te vergroten?

Daag jezelf uit om anders te denken. Wanneer je een negatieve perceptie opmerkt, ga dan op zoek naar de onderliggende positieve intentie. Op welke manier kan je bijvoorbeeld anders kijken naar het volgende; Mijn baas is te…

• Bazig
• Afwezig
• Aanwezig
• Standvastig
• Perfectionistisch
• … (vul zelf aan met een eigen voorbeeld)

Ga telkens op zoek naar de onderliggende positieve intentie. Of wanneer je merkt dat je in een judger mindset stapt, sta dan even stil en vraag jezelf:

• Actie: Wat doet of zegt deze persoon (jouw baas) om jou deze indruk te geven?
• Effect: Wat is het effect hiervan op mij?
• Intentie: Welke positieve intentie schuilt hier mogelijk achter?
• Shift perceptie: Herkader jouw perspectief. Hoe kan je hier anders naar kijken

Laat open communicatie dus de leidraad zijn in jouw dagelijkse interacties. Door bewust te zijn van de obstakels en valkuilen, en door actief te letten op jouw perceptie kan je een cultuur van openheid en begrip creëren. Zo ontstaat niet alleen een beter presenterend team, maar ook een gezondere en aangenamere werkomgeving.

Bouw jij ook aan een coachende cultuur? Ontwikkel de fundamentele vaardigheden met het Coaching Skill Foundations programma!