3 tips voor betere communicatie & samenwerking in jouw team!

Communiceren en samenwerken gaan hand in hand. Maar hoe kan je de communicatie verbeteren in je team? Veel leiders of teamcoaches maken de fout om het gesprek te hard te sturen. Je kan echter veel meer waarnemen en inbrengen vanop de zijlijn. Hoe faciliteer je een veilige omgeving voor open communicatie in teams?

Het belang van open communicatie in teams

De meeste frustraties in teams ontstaan door een gebrek aan open communicatie. En dan gaat het niet alleen over wat er (niet) verteld wordt, maar ook over hoe men een boodschap interpreteert. Twee mensen kunnen bijvoorbeeld hetzelfde zeggen, of horen, en tegelijk iets volledig anders bedoelen. Zit je wel echt op dezelfde lijn?

Bij open communicatie kijk je voorbij het oppervlakkige. Je creëert wederzijds begrip. Dat wil zeggen dat je de betekenis van een boodschap deelt. Dat vraagt het toepassen van meerdere empathische processen:

1. Jezelf openstellen bij het communiceren van jouw behoeftes en grenzen
2. Openstaan voor het perspectief van anderen, zonder oordeel

Openheid opent. Het vraagt soms wel wat moed om iets te benoemen in een team, of om je eigen grenzen en behoeften te communiceren. En toch loont het! De beste teams leven niet in constante harmonie. Ze blijven telkens op zoek naar nieuwe manieren om de communicatie en samenwerking te verbeteren.

Als leider kan je hier een voorbeeldrol in spelen. Hoe zorg jij voor een veilige omgeving met wederzijds vertrouwen?

Communiceren en samenwerken gaan hand-in-hand

Beter samenwerken als team begint bij beter communiceren. Het 5C model van Peter Hawkins is hier een handig hulpmiddel om meer duidelijkheid en begrip te creëren. Dat is geen éénmalig iets, maar een continue en evoluerend proces.

Hoe meer je de cirkel doorloopt, hoe groter het reflectief en lerend vermogen van jouw team. Het team begint namelijk te functioneren als 1 geheel, in plaats van een groep individuen. Wanneer je bewust bent van elkaars sterktes en valkuilen kan je hier beter op inspelen als team. Zo breng je verschillende individuele skills, kennis & ervaring samen in het collectief bewustzijn van het team.

Hoe communicatie verbeteren in je team?

Communiceren en samenwerken gaan dus hand-in-hand. Maar hoe kan je nu de communicatie verbeteren in je team?

1) Ruimte voor verbetering

Als je de communicatie in een team wil verbeteren moet je daar natuurlijk ook de ruimte voor geven. Dat wil in de eerste plaats vooral zeggen dat je oprecht luistert naar wat het team te zeggen heeft. En daar ook effectief mee aan de slag gaat in jouw structuur:

• Vaak handelt een team binnen een bepaalde structuur, zonder te weten waarom. Ze nemen de gewoontes over van hun voorhangers en houden ze de huidige realiteit onbewust en ongewild mee in stand.
• Soms handelen mensen bewust buiten de bestaande structuur om de gewenste resultaten te behalen. Meestal is dat een signaal dat er nood is aan vernieuwing.
• Soms verandert de structuur ten gevolge van een shift in de omgeving, maar blijven de mensen toch vasthouden in oude patronen. 

Kortom, een team is continue in beweging. Bouw daarom korte feedbackloops en regelmatige check-ins in met zowel je team als geheel, als individueel. Geef mensen de ruimte om te experimenteren, en dus ook om fouten te maken. Daag het team uit om de bestaande structuur in vraag te stellen, en laat hen zelf met suggesties voor verbetering komen.

2) Geen set it & forget it

High performing teams communiceren constant. En dat is logisch. Een team is dynamisch. Daar zit constante verandering in. Enerzijds is er de ontwikkeling van het team zelf. Volgens Tuckman gebeurt dat in 5 fases. Maar we weten allemaal dat het vaak niet zo lineair verloopt.

Bijvoorbeeld

• Iemand gaat op ouderschapsverlof en wordt tijdelijk vervangen
• Je krijgt een stagiair voor de komende 3 maanden die moet worden opgevolgd
• Iemand verandert van functie, afdeling, of job waardoor je tijdelijk met iemand minder zit
• …

3) Communiceren & samenwerken van op de zijlijn

Veel leiders hebben de neiging om het gesprek te sturen, of over te nemen. Je bent echter geen verkeersregelaar. Wat je kan doen tijdens een team-meeting is aan de rand van het systeem blijven staan. Zo kan je vanop een afstand observeren en zoeken naar mogelijke parallellen tussen wat zich ‘hier en nu’ in het gesprek voordoet, en wat er ‘daar en dan’ op de werkvloer gebeurt.

Merk je iets op? Bijvoorbeeld iemand in het team die telkens het woord overneemt. Wacht dan met ingrijpen totdat (1) de intensiteit zodanig hoog is dat men niet meer op respectvolle wijze communiceert. Of (2) je merkt meer dan 3 keer hetzelfde op. In dit geval is er mogelijks sprake van een patroon. Je brengt dit echter altijd in als een stelling: “Het lijkt wel alsof jij telkens het woord overneemt wanneer… Hoe bewust ben jij hier zelf van?”

Onze Masterclass Teamcoaching (7-daags programma) werd de voorbij jaren meerdere keren (vaak in het Nederlands en Frans) gegeven bij organisaties zoals Daikin, Volvo, Liantis, Securex, Opgroeien, AZ Delta, Roche, Infrabel, De Lijn, AZ Jan Portaels,... Mogelijks iets voor jouw organisatie? Ontdek nu ook onze open opleiding en sluit vrijblijvend aan bij de kennismakingsworkshop!

Zelf communicatie & samenwerken verbeteren in teams? Ontdek onze gerenommeerde Masterclass Teamcoaching!