Omgaan met emoties tijdens een feedbackgesprek & weerstand verwelkomen! (Deel 2)

Feedback is een accelerator voor ontwikkeling binnen organisaties. Maar wat we niet mogen vergeten is dat we nog steeds met mensen bezig zijn. Goed omgaan met emoties tijdens een feedbackgesprek vraagt enige vorm van emotionele intelligentie en regulatie. Zowel om feedback te geven als te ontvangen. Kan jij luisteren met empathie? Vertrekt jouw feedback uit de intentie om samen te groeien?

In deel 2 van deze blogreeks richten we ons op het belang van emotionele intelligentie tijdens feedbackgesprekken.

en feedbackcultuur in deel 1 van deze reeks.

Hoe omgaan met emoties tijdens een feedbackgesprek?

Het is natuurlijk dat er tijdens een feedbackgesprek emoties loskomen. Wanneer we feedback ontvangen ontstaat namelijk een automatisch reactie. Je wil antwoord op de vragen:

• Waarheid: Is het juist of goed advies?
• Relatie: Hoe is de relatie met de feedbackgever?
• Identiteit: Wat vertel ik tegen mezelf?

Op basis van deze factoren zullen we de feedback ten harte nemen, of juist niet. Soms zorgt het ook voor een vecht, vlucht of bevries reactie. Om dit te voorkomen delen we enkele tips die je voor en tijdens het feedbackgesprek kan inzetten!

Empathisch feedback geven

Wanneer je feedback geeft is het belangrijk om proactief in te spelen op de emoties van jouw gesprekspartner. Je wil hen namelijk niet overweldigen. Shift een feedbackgesprek van monoloog naar dialoog, en nodig jouw gesprekspartner uit om deel te nemen in het gesprek.

Verwelkom emoties en probeer de ander beter te begrijpen:

• Kalibreren – Observeer en benoem micro-communicatie zoals non-verbale signalen op spontane wijze, zonder een eigen interpretatie toe te voegen.
• Spiegelen – Deel jouw eigen observaties op een neutrale manier.
• Bevragen – Nodig je gesprekspartner uit om te delen wat zij denken en voelen bij deze situatie of feedback. Ga op zoek naar de onderliggende positieve intentie.

Een geslaagd feedbackgesprek is een dialoog, geen monoloog. Het doel is niet om iemand te bekritiseren. Je wil zoveel mogelijk inzicht krijgen in de onderliggende gedachten en emoties van de ander, zodat je hun ontwikkeling beter kan ondersteunen.

Feedback ontvangen & emoties reguleren

Ook feedback ontvangen is van belang in een open feedbackcultuur. Het is de beste manier om aan jezelf te werken, en zo ook de teamdynamieken en resultaten te verbeteren! Toch blijft het internaliseren van feedback voor velen een uitdaging. We laten ons overmeesteren door emoties, waardoor we de opportuniteit missen om te groeien.

Jouw emoties reguleren begint al tijdens de voorbereiding van het feedbackgesprek:

• Bereid je voor op het feedbackgesprek
• Focus op bekrachtigende gedachten (tip: zoek voorbeelden van eerdere successen)
• Wees bewust van jouw perceptie en interpretatie

Ook tijdens het gesprek zijn er enkele tips om jouw emoties te beheersen:

• Beoefen gecontroleerde ademhaling
• Bewust blijven van jouw perceptie en interpretatie
• Pas LSD toe
• Wees open en deel het effect van de feedback op jezelf

Bijvoorbeeld: “Wow, dat komt hard binnen. Ik apprecieer jouw feedback maar ik heb even tijd nodig om dit te doordenken.”

Een adempauze inlassen

Ten slotte, kan je een dubbele boodschap brengen. Hierin ontvang je feedback, en koppel je er pas later vervolg aan. Zo geef je jezelf de ruimte om emoties te laten bedaren, en objectief met feedback om te gaan:

Zoals in alle communicatie is het belangrijk om dit te doen op een authentieke manier. Benoem wat je denkt en voelt in het moment zonder in de drama te stappen. Soms is het beter om even diep in en uit te ademen, afstand te nemen, om vervolgens terug in dialoog te stappen.

“Het onderlinge gesprek tussen managers werd even oververhit. Voordat er zware woorden konden vallen stelde één manager zich recht en zei “Ik ga even een wandeling maken voor ik terug kom om hier een antwoord op te geven.” Hoewel de rest van het team eerst raar opkeek, bleek al snel duidelijk dat verderzetten in het moment alleen zou leiden tot meer frustratie of spijt. Wanneer de manager terugkwam was iedereen al wat meer bedaard. De manager werd zelfs toegejuicht voor zijn beslissing en zelfcontrole! “

Weerstand bij feedback verwelkomen in plaats van doorbreken

In een feedbackgesprek kiezen we bewust om in de spanning te gaan staan. Het is dan ook normaal dat er, als automatische reactie, weerstand ontstaat. Deze weerstand komt vaak voort uit angst. Mensen willen conflict vermijden, hebben schrik om te falen of imageverlies te leiden.

Verwelkom weerstand als een opportuniteit om te exploreren. Vaak wijst dit namelijk op onderliggende noden zoals het verlangen naar succes, erkenning en waardering, of groepsgevoel! Mensen denken dat het opgeven van één iets leidt tot het verliezen van alles wat daarbij hoort. Jij kan helpen met een OF-OF mindset shiften naar een EN-EN mindset.

• Wat valt er te verliezen? Welke zaken wil je behouden
• Waarom denk je dat dit een OF-OF situatie is?
• Hoe kan je hier een oplossing voor vinden?

Als feedbackgever is het belangrijk om de persoon niets kwalijk te nemen. Probeer op hetzelfde niveau te blijven door gewoonweg jouw observaties te delen op een neutrale manier. We noemen dit soms ook de Connect & Lead techniek.

Connect & Lead feedback methode

Connect

Wanneer je feedback geeft is het verleidelijk om vooral jouw eigen interpretatie te delen. Maar in plaats van overtuigen is het beter om te proberen begrijpen. Ontmoet daarom  jouw coachee of gesprekspartner waar zij zijn in hun gedachtegang.

• Als ik het goed begrijp…
• Ik kan me inbeelden dat…
• Ik kan mij inleven in…

Vermijd het woord “maar” en begin in plaats daarvan een nieuwe zin.

Lead

Deel vervolgens jouw eigen perspectief. Wat zie jij anders en waarom? Welke onderliggende gedachten of ervaringen zitten hierachter?

• Ik heb ook al eens meegemaakt dat…
• Ik geloof dat…
• Wat ik anders zie is…

Ten slotte controleer je of jouw perspectief overeenstemt met dat van jouw gesprekspartner. Heb je het juist begrepen? Zit je op dezelfde golflengte? Je wil de coachee niet in een bepaalde richting duwen. Als coach moet je vooral comfortabel zijn in het onbekende. Alle antwoorden liggen namelijk bij je gesprekspartner.

Faciliteer een open feedbackcultuur als accelerator voor groei! Ontdek de beste oplossing voor jou.