De kunst van delegeren: Leiderschapsgids voor team effectiviteit & ontwikkeling

Coachende vaardigheden worden steeds belangrijker op de werkvloer. Eén van die vaardigheden is delegeren! Vandaag de dag volstaat het niet meer om jouw job goed uit te voeren. Je bent pas succesvol wanneer je ook geslaagd kan delegeren. Maar waarom is leren delegeren belangrijk voor wie wil groeien? En waarom hebben de meeste leiders hier toch moeite mee?

Ontdek in deze blog alles over de kunst van delegeren.

Wat is delegeren? (En waarom is het belangrijk)

Wat betekent delegeren? Bij Coaching The Shift gebruiken we de volgende definitie:

“Het shiften van de autoriteit en verantwoordelijkheid van een taak naar anderen, anticiperend op succes, zodat beide partijen kunnen groeien.”

Nog te vaak zien mensen delegeren als een manier om werk door te schuiven (throughput). Niets is echter minder waar. Succesvol delegeren bouwt zowel jezelf op als leider, als de mensen aan wie je delegeert. Je werkt samen naar een gemeenschappelijk doel, en maakt hiervoor gebruik van de unieke sterktes en talenten in het team.

Wanneer we dieper ingaan op de definitie van delegeren kunnen we enkele aspecten herkennen:

1. Het shiften van de verantwoordelijkheid - Het uitvoeren van de taak ligt nu bij de ander, maar de uiteindelijke aansprakelijkheid blijft de jouwe, als leider.
2. Anticiperen op succes wil zeggen dat je gelooft in de capaciteiten van degene waaraan je delegeert. Dit kan onder andere door voor te koppelen, in plaats van terug te koppelen. Zo leer je eventuele valkuilen anticiperen en omzeilen. Bijvoorbeeld: voldoende ruimte laten voor de deadline, zodat je het niet zelf moet overnemen.
3. Zodat beide kunnen groeien – en zichzelf verder blijven ontwikkelen. Door te delegeren aan jouw team help je bij het opbouwen van ervaring en skills. Ondertussen leer jij bij als leider, en kan je jouw aandacht richten op uitdagingen die buiten jouw comfortzone liggen.

Delegeren kun je leren – 10 valkuilen bij delegeren

Helaas blijkt delegeren vaak moeilijker te zijn dan het lijkt. Maar waarom hebben leiders soms moeite met delegeren? Hieronder geven we enkele van de meest voorkomende valkuilen mee:

1. Overhaast delegeren 

Wanneer er onvoldoende ruimte is voor bijsturen of tussentijdse feedbackgesprekken begin je best niet meer aan delegeren. De kans is groot dat je vlak voor de deadline moet overnemen, wat ten koste van de kwaliteit gaat.

2. Ongepaste selectie voor delegatie

Soms blijven we dezelfde taken aan dezelfde mensen delegeren. Vaak zien we hier een voorkeursbehandeling, terwijl je beter iedereen gelijke groeikansen geeft. Zo kan je soms bijvoorbeeld iemand overladen, terwijl andere teamleden wel nog beschikbaar zijn.

3. Geen duidelijke objectieven

Zonder heldere doelstellingen, of herhaalbare procedures is het moeilijk om te delegeren. Er is namelijk een verschil tussen input en output gericht werken. Bij input-gericht werken geef je alle nodige elementen zoals stappen, materiaal,… om iets te bereiken. Daartegenover focust output-gericht werken op het gewenste resultaat, en de weg daarnaartoe heb je zelf in handen.

4. Micromanagement

Wanneer je van te dicht superviseert geef je mensen niet de kans om autonoom te werken aan hun ontwikkeling. Bovendien brengt het onnodige druk met zich mee.

5. Geen ondersteuning bij het “hoe”

Wanneer je te weinig sturing geeft rond de praktische uitvoering van een taak kan delegeren soms mislopen. Medewerkers verliezen bijvoorbeeld onnodig extra tijd omdat ze niet op de hoogte zijn van bestaande procedures of best practices. De juiste balans tussen sturing en ondersteuning verschilt per medewerker, en situatie.

6. Te snel overnemen

Dit zien we in de praktijk heel vaak gebeuren: De leider delegeert iets aan een medewerker. Wanneer de medewerker terugkomt met een afgewerkte taak neemt de leider opnieuw over. Hij verbetert de taak, en voert eventueel een terugkoppelgesprek met de medewerker. Je holt hier echter achter de feiten aan, en doet in plaats daarvan beter aan voorkoppelen.

7. Niet anticiperen op mogelijke obstakels 

Zoals hierboven reeds werd aangehaald is voorkoppelen cruciaal voor succes bij delegeren. In plaats van reactief te zijn, en feedback te geven over wat niet goed is, kan je beter proactief anticiperen. Leer duidelijke verwachtingen stellen, en probeer samen in te schatten welke valkuilen je  al kan voorkomen, voordat je eraan begint!

8. Niet bereikbaar zijn 

Dat kan zowel echt zijn, als in ogen van de coachee. Vaak hebben junior medewerkers schrik om hun managers te storen, waardoor ze geen vragen durven stellen. Maak daarom duidelijk van het begin dat jouw deur altijd open staat.

9. Geen erkenning en waardering geven 

Sommige leiders geven na het afronden van een gedelegeerde taak te weinig of geen erkenning aan hun team. Ze gaan zelf met de eer gaan lopen, of zien het werk als iets normaal dat geen lof nodig heeft. 

Toch is het belangrijk om regelmatig stil te staan bij successen, en je waardering te uiten naar medewerkers. Zonder deze appreciatie daalt de moraal, betrokkenheid en motivatie. 

10. Geen eindverantwoordelijkheid nemen

Anderzijds schuiven sommige leiders de aansprakelijkheid af op hun team wanneer het fout gaat. Ook hier ben je in fout als leider. Je bent succesvol als leider wanneer jouw team succesvol is, maar blijft verantwoordelijk voor het eindresultaat. 

Wanneer moet je iets delegeren? (En wanneer niet)

Om te beslissen welke taken je wel of niet kan delegeren moet je kijken naar twee zaken. Enerzijds is er de taak op zich. Hoe belangrijk en dringend is deze taak? Is het iets wat je kan uitbesteden, of eigenlijk niet?

Anderzijds is er de klaarheid en bereidheid van de medewerker. In welke mate is deze medewerker klaar en bereid om deze taak uit te voeren? De combinatie van beide assen geven je 4 mogelijke uitkomsten:

1. Delegeren & monitoren: Wanneer zowel de klaarheid als belang van de taak laag liggen kan je delegeren met een focus op de ontwikkeling van jouw medewerkers. Doordat de taak nog niet dringend of belangrijk is heb je meer tijd om de taak te verhelderen, en de coachee bij te sturen.
2. Delegeren: Hier is de medewerker meer gevorderd, en blijft de taak van een lager belang. Bijvoorbeeld: diezelfde medewerker maar dan enkele maanden later. Ondertussen heeft hij de taak al meerdere keren succesvol uitgevoerd.
3. Niet delegeren: Wanneer de bereidheid van een medewerker laag is, maar het belang van een taak is hoog, dan delegeer je best niet.
4. Monitoren & delegeren: Ten slotte kan je medewerkers met hoge bereidheid begeleiden en ondersteunen bij het uitvoeren van een belangrijke taak. Het is belangrijk om dit van dichtbij op te volgen, zodat je een tijdige en kwalitatieve output kan garanderen.

Kortom, hoe je delegeert is afhankelijk van de taak en persoon aan wie je delegeert. Als leider is het jouw doel om jouw team te begeleiden naar volledige taakvolwassenheid. Zo kan jij focussen op strategische of management hoofdstukken, en de verdere optimalisatie van jouw team en organisatie!

Hoe goed leren delegeren? – 6 voorbeelden en succesfactoren!

Effectief leren delegeren draait niet alleen over de inhoud en wat er moet gebeuren, maar ook hoe het gebeurd. Delegeren is een dialoog, geen monoloog. Je gaat met twee (of meer) mensen aan de slag om samen een taak af te ronden.

Voordat je aan iemand kan delegeren zijn er enkele voorwaarden waaraan deze persoon moet voldoen:

1. Kennis – De persoon schikt over de juiste (basis)kennis om deze taak uit te voeren.
2. Competenties – De persoon heeft de nodige skills en ervaring om de taak succesvol af te ronden.
3. Wederzijds begrip en vertrouwen – Wanneer één van beide partijen onvoldoende vertrouwen heeft in de ander is het moeilijk om een taak succesvol af te ronden.
4. Heldere doelstellingen – Het is duidelijk wat er verwacht wordt en welke eindresultaten op te leveren zijn.
5. Rollen en verantwoordelijkheden – Wanneer je met meerdere mensen aan hetzelfde project werkt is het belangrijk dat de taken, en afhankelijkheden duidelijk gecommuniceerd worden.
6. Recht op fouten maken – Iedereen maakt fouten, en dat is menselijk. Wanneer je iets delegeert mag je dus nooit uitgaan van foutloze levering.
7. Acceptatie – De persoon aan wie je delegeert moet zelf controle hebben over welke taken hij aanvaardt of niet. Vaak zien we dat mensen overladen worden wanneer te veel werk naar hen gedelegeerd wordt.

Gebruik deze voorwaarden als checklist voordat je taken probeert af te schuiven. Onthoud: succesvol delegeren draait rond beide personen opbouwen. Dat kan alleen wanneer je gelooft in de capaciteiten van jouw coachee, of leider. Heb jij moeite met delegeren? Wil jij jouw coaching of leadership skills naar het volgende niveau tillen? 

Ontdek een Coaching Skills Building programma op maat van jouw noden tijdens een gratis coaching gesprek!