Zelfsturing in 4 stappen - De valkuilen & succesfactoren achter zelfsturende teams

Meer dan ooit zijn organisaties op zoek naar methoden om hun medewerkers gelukkig en productief te houden. Eén van de populaire trends rond teamontwikkeling in de laatste jaren is dan ook die van zelfsturende teams. Een zelfsturend of autonoom team handelt op eigen initiatief binnen de organisatie. Het telt talloze voordelen waaronder meer werkgeluk en creativiteit. Maar welke valkuilen heeft zelfsturing? En wat zijn de belangrijkste succesfactoren voor zelfsturende teams?

Ontdek in dit artikel:

• Wat is zelfsturing?
• Wat is een zelfsturend team?
• De voordelen van zelfsturende teams
• Nadelen van zelfsturende teams
• 3 valkuilen om op te letten als zelfsturend team
• De kritieke succesfactoren van zelfsturende teams
• De 4 fases van zelfsturende teams - Teamontwikkelingsmodel

Wat is zelfsturing?

Zelfsturing is een competentie waarin mensen of teams zichzelf op eigen initiatief aansturen vanuit een persoonlijk verantwoordelijkheidsgevoel. Je stelt bijvoorbeeld jouw eigen doelen die je dan ook zelf opvolgt en bijstuurt wanneer nodig.

Binnen teams spreken we van zelfsturing wanneer teamleden de leiding nemen over hun eigen leerproces en teamontwikkeling. Dat wil ook zeggen dat je verantwoordelijkheid neemt over je eigen fouten en werkpunten. Je bent niet bang om hulp te zoeken wanneer je zelf de oplossing niet vindt.

Wat is een zelfsturend team?

Een zelfsturend team is een groep medewerkers die collectief verantwoordelijk zijn voor een bepaald eindresultaat. Dit kan bijvoorbeeld het productieproces of een eindklant zijn. Er zijn 3 elementen van zelfsturende teams:

1. Collectief verantwoordelijk – Het team legt verantwoording af aan mekaar en werkt samen richting een algemeen doel.
2. Zelfsturing – Het team is eigenaar van een concreet proces en heeft de bevoegdheid om dit verder te optimaliseren.
3. Resultaatgericht – Zelfsturende teams worden niet beoordeeld op individuele taken maar op collectieve resultaten.

De voordelen van zelfsturende teams

Zelfsturende teams hebben verschillende voordelen. Aangezien het team zelf zijn organisatie kan bepalen hebben medewerkers meer flexibiliteit en autonomie. Hierdoor voelen leden van zelfsturende teams zich vaak ook meer betrokken. Dit zorgt voor:

• Meer werkgeluk – Wie een autonome werksfeer verkiest kan openbloeien in zelfsturende teams.
• Een proactieve houding – Inspraak, betrokkenheid en vrijheid zorgen automatisch voor een gevoel van eigenaarschap. Hierdoor komen medewerkers vaak creatief uit de hoek.
• Wendbaarheid – Zelfsturende teams kunnen zich snel aanpassen en inspelen op zaken zoals trends, revoluties of crisissituaties.
• Teamontwikkeling – De zelfstandigheid en uiteenlopende verantwoordelijkheden in het team zorgen ervoor dat mensen nieuwe vaardigheden ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan leiderschapskwaliteiten.

Nadelen van zelfsturende teams

Zelfsturende teams hebben helaas ook verschillende uitdagingen. Zo is het model niet voor elke persoon, organisatie of team geschikt. Wanneer je een zelfsturend team zonder voldoende leiderschap en omkadering achterlaat kunnen negatieve gevolgen optreden. Bijvoorbeeld:

• Hoge werkdruk – Een groot verantwoordelijkheidsgevoel gaat vaak ook gepaard met een soort prestatiedrang. Wanneer bepaalde teamleden zich meer inzetten dan anderen maar wel hetzelfde verwachten van de rest kan dit zorgen voor onevenwicht.
• Taken blijven liggen – Wanneer teams zelf controle krijgen over hun planning loop je het risico dat vervelende taken worden opgeschoven of uitgesteld.
• Team vormt een eiland – Goede samenwerking in teams is geweldig. Het mag echter niet in de weg staan van communicatie met andere teams. Wanneer een team volledig autonoom wordt is het belangrijk om ook buiten het team de relaties te onderhouden. Vaak vermindert de zichtbaarheid van het team binnen de organisatie waardoor ook de slagkracht mogelijks vermindert.
• Er ontstaat onzekerheid & verwarring – Bij een gebrek aan structuur en opvolging ontstaat er onduidelijkheid over de visie en doelen. Hierdoor verliezen mensen hun motivatie en gevoel van veiligheid. Dit is nefast voor het succes van zelfsturing.

3 valkuilen om op te letten als zelfsturend team

We weten dus al dat zelfsturende teams niet alleen voordelen met zich meebrengen. Sommige organisaties willen te snel transformeren met zicht op het “geheime recept tot team effectiviteit”. Zelfsturing is echter slechts een middel om een doel te bereiken. Het vraagt namelijk meer dan een ‘titel’ om een zelfsturend team te bouwen.

Dit zijn 3 valkuilen van zelfsturende teams zowel op individueel, team- als organisatieniveau:

1. Consensuscultuur - Geboren leiders nemen in zelfsturende teams vaak gas terug om de collega’s niet voor de borst te storen. Om niet over te komen als iemand die de leiding wil nemen, of erger, zich wil profileren. Voor je het weet kom je in een consensuscultuur terecht en functioneert men suboptimaal.
2. Gebrek aan vertrouwen – Zowel van de organisatie uit als binnen het team. Zelfsturende teams moeten de ruimte krijgen om te experimenteren, fouten te maken en dus ook te leren. Dit vraagt openheid en dus ook vertrouwen.
3. Gebrek aan open dialoog – Om een goede samenwerking te garanderen is het belangrijk dat teams in open dialoog durven gaan. Dat wil zeggen dat ze zowel zichzelf durven openstellen, als kunnen luisteren zonder oordeel. Zo niet, dan is het moeilijk om iedereen op dezelfde lijn te houden.

De kritieke succesfactoren voor zelfsturende teams

Organisaties willen vaak te snel shiften naar het zelfsturende teams model. Het vraagt echter tijd en team coaching om te succesvol te transformeren. Vaak moeten mensen nieuwe competenties ontwikkelen en hun mindset aanpassen. Het vraagt enkele maanden trial en error voordat het team volledig zelfsturend wordt.

Zonder omkadering en begeleiding bestaat er dus geen zelfsturing. Maar wat zijn de succesfactoren van zelfsturende teams?

• Helderheid – Een zelfsturende team heeft duidelijkheid nodig. Zowel vanuit de organisatie als binnenin het team. Wat zijn de doelen, taken, rollen, verwachtingen en verantwoordelijkheden? Welke bevoegdheden heeft het team? Is er ergens dubbelzinnigheid?
• Conflictvaardigheid– Zelfsturende teams hebben een veilige omgeving nodig. Kan iedereen in het team open fouten delen? Is er ruimte voor productieve conflicten? Worden frustraties uitgesproken en opgelost? Durft iedereen in het team zijn kwetsbaarheid tonen en eerlijk te delen waar men tegen aan loopt? Enkel teams die in de spanning durven staan zullen slagen.
• Samenwerking – Heeft het team voldoende samenwerkingscompetenties om te slagen? Kan men bouwen op elkaars feedback en ondersteuning? Naast de sfeer en relaties binnen of buiten het team is ook de grootte belangrijk. Worden successen als groep gevierd? Kijken ze kritisch naar hun eigen beslissingsproces?
• Leiderschap – Is er een leider die het team bekrachtigt met voorbeeldgedrag? Deze leider focust op teamontwikkeling en het verbreden van verantwoordelijkheden. Hij of zij handelt als een facilitator. Afhankelijk van het team zal hij meer of minder sturing bieden.

Begeleid teams van “Ik” naar “Wij”! Ontdek onze Masterclass Team Coaching

De 4 fases van zelfsturende teams - Teamontwikkelingsmodel

Over het algemeen doorlopen zelfsturende teams vier fases waarin ze telkens meer verantwoordelijkheid krijgen. Elke fase heeft een kerncompetentie waarin de medewerker en/of het team zich verder ontwikkelt.

1) Taak-gestuurd – Vaktechnisch

In de eerste fase krijgt het team autonomie over zijn takenpakket. Dat wil zeggen dat teamleden zelf bepalen wat de volgende acties zijn, in kader van hun technische expertise.

Hier komen processen zoals teamoverleg, taakverdeling en taakroulatie bij kijken. Een ander onderdeel in deze fase is het verruimen of verrijken van taken. Kortom, medewerkers krijgen langzamerhand meer bevoegdheden binnen hun eigen taakgebied tot ze hierin volledig zelfsturend zijn.

2) Zelfsturend – Organisatievermogen

Vervolgens zijn er zelfsturende teams. Deze teams zijn baas over hun eigen planning en de taken of verantwoordelijkheden die ze opnemen. Naast het inplannen van taken zullen ze ook zelf hun vooruitgang monitoren en projecten opvolgen.

3) Zelforganiserend – Samenwerking

Een zelforganiserend team stelt zijn eigen kaders. Het team kan dus verbeteringen aanbrengen aan het werkproces. Daarnaast is iedereen actief betrokken in de teamsamenstelling en groepsbeoordeling. Constructieve feedback en teamleren helpt het team groeien en zorgt voor teamontwikkeling.

4) Volledig autonoom – Ondernemerschap

Ten slotte zijn er volledig autonome teams. Deze bepalen zelf hun strategie en doelstellingen, uiteraard afgestemd op de organisatiedoelstellingen. Autonome teams lijken op bedrijven binnen bedrijven. Ze hebben hun eigen regelbevoegdheden en bepalen dus welke incentives of disciplinaire maatregels gelden.

Vanuit dit ondernemerschap zullen teams op eigen initiatief verbeteren. Dit zowel bij werkprocedures als het verbeteren van de interne en externe samenwerking en teamontwikkeling.