De sleutel tot succesvolle feedbackgesprekken: 20+ vragen voor een open feedbackcultuur (Deel 1)

Feedback is een hoeksteen van begrip, ontwikkeling en verbetering in organisaties. En toch zien we de meeste leidinggevenden en teams worstelen met het effectief geven en ontvangen van feedback. Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het geven van feedback? Welke feedback vragen maken een goed gesprek? Wat is het verschil tussen constructieve en waarderende feedback? En waarom is een open feedbackcultuur essentieel voor zowel de motivatie, ontwikkeling als behoud van medewerkers?

In deel 1 van deze tweedelige blogreeks richten we ons op de kracht van feedback in organisaties. Ontdek in deze blog:

• Waarom streven naar een open feedbackcultuur?
• Het verschil tussen feedback en kritiek
• Feedback geven met empathie: het DESC model
• Van monoloog naar dialoog: 20+ vragen tijdens een feedbackgesprek

Waarom streven naar een open feedbackcultuur?

Feedback vertrekt vanuit de intentie om iemand anders bewust te maken, zodat ze kunnen groeien. Het helpt mensen bewust worden van hun eigen sterktes en valkuilen. In een open feedbackcultuur kunnen mensen:

• Hun sterktes nog beter inzetten
• Experimenteren met alternatieve acties en gedrag
• Nieuwe skills ontwikkelen
• Teamdynamieken verbeteren
• …

Een goed feedbackgesprek vertrekt vanuit oprechte bezorgdheid over de ontwikkeling van mensen. Je zoekt een balans tussen waarderende en opbouwende feedback en nodigt hen uit om samen te werken naar een beter resultaat.

Over het algemeen zijn er 3 niveaus waarop je:

1. Inhoudelijk of taakgericht – Veruit de meest voorkomende vorm van feedback. Hier geef je gericht constructieve, maar ook waarderende feedback over een taak.
2. Gedrag en effect – Benoem concrete voorbeelden van(onbewust) gedrag en het effect daarvan op de resultaten en teamdynamieken.
3. Attitude – Vooral de ingesteldheid en mindset maken het verschil. Maak er een dialoog van. Luister en onderzoek dus mee naar mogelijke oorzaken zoals onvervulde noden van de medewerker.

Onthoud vooral dat feedback niet altijd opbouwend moet zijn. Het is minstens even belangrijk om positieve feedback te geven als blijk van erkenning en waardering. Zo zorg je voor gemotiveerde medewerkers die feedback ten harte nemen, en blijven werken aan zichzelf.

Het verschil tussen feedback en kritiek

Bij het geven van feedback maken velen de fout om te bekritiseren. Soms laten we ons leiden door emotie, waardoor we al snel een beschuldigende toon aannemen. Kritiek is probleemgericht, terwijl je in een feedbackgesprek op zoek gaat naar een oplossing.

We noemen dit soms ook constructieve feedback. Je erkent de realiteit en bouwt verder op wat al goed gaat. Het vertrekt vanuit een positieve intentie om de ander te helpen ontwikkelen, en samen het best mogelijke resultaat te bereiken!

Wanneer je kritiek geeft stap je in de rol van aanklager. Door dit te doen vallen anderen al snel in de dramarollen zoals slachtoffer of redder. Bewustwording is de eerste stap om dit te voorkomen. Hoe geef jij feedback? Wat doe je om samen een beter resultaat te krijgen?

Feedback geven met empathie: het DESC model

Het DESC model is een handige leidraad om zowel constructieve, als waarderende feedback te geven en ontvangen. Deze feedbackmethode houdt rekening met de objectieve feiten, evenals de bijhorende emoties en onderliggende intenties. Uiteindelijk focust het model vooral op het vinden van oplossingen en concrete acties.

Constructieve feedback geven

Definitie (Description)

Geef een objectieve en concrete omschrijving van het geobserveerde bedrag. Gebruik de “ik-boodschap”. Controleer voordat je verder gaat of jouw gesprekspartner herkent wat je bedoelt.

• Ik hoor, ik zie, ik observeer, ik merk op,…
• Hoe is het om dit te horen?
• In welke mate ben je bewust van dit gedrag?

Empathie & effect (Empathy & Effect)

Connecteer vervolgens met de mogelijke positieve intentie achter dit gedrag. Deel hoe dit gedrag de rest van het bedrijf, team, en jezelf beïnvloedt.

• Ik kan mezelf inbeelden dat je dit gedaan hebt omdat…
• Hoe ik deze actie interpreteer is… het geeft met het gevoel van…
• Het effect van dit gedrag is…

Suggesties (Solutions)

Nodig je gesprekspartner aan om productievere alternatieven te bedenken dan het huidig gedrag. Weerhoud jezelf ervan om oplossingen aan te reiken. De beste oplossingen komen namelijk vanuit jezelf. Nodig je partner dus echt aan om deel te nemen in het feedbackgesprek.

• Wat kan je doen om dit te vermijden in de toekomst?
• Welke andere alternatieven kan je bedenken?

Check-in (Commitment)

Creëer een actieplan en contract van engagement. Wie doet wat tegen wanneer? Deze feedback vragen geven mensen eigenaarschap over hun eigen ontwikkeling. Plan ten slotte een vervolgmoment in om de vooruitgang te bespreken.

• In de toekomst zou het leuk zijn als je kon…
• Wat ik verwacht is…
• Wie doet wat tegen wanneer? Hoe monitoren we jouw vooruitgang en evolutie?

Waarderende feedback geven

Op dezelfde manier kan je ook waarderende feedbackgesprekken voeren. Het is belangrijk om ook te erkennen waar je dankbaar voor bent. Zo moedig je een open feedbackcultuur aan, en help je het hele team groeien.

Hieronder vind je een voorbeeld van waarderende feedback met het DESC model:

• D – Gisteren vroeg je mij of ik een deel van mijn werk kon overdragen aan jou omdat je de impressie kreeg dat ik verdronk in het werk.
• E – Ik kan me inbeelden dat je het zelf ook druk hebt. Ik voelde me ondersteund en ben heel dankbaar voor deze actie!
• S -Ik focus me soms te hard op details waardoor ik de tijd uit het oog verlies. In de toekomst zal ik meer aandacht besteden aan time management.
• C – Aarzel zeker niet om me opnieuw te spreken als je suggesties hebt voor verbetering. Jouw feedback is enorm waardevol voor mij!

Waarderende feedback is belangrijk om de moraal hoog te houden. Het is een teken van erkenning en waardering. Wanneer mensen zich gewaardeerd voelen zijn ze vaak meer betrokken en gemotiveerd om zich in te zetten voor de collectieve doelstellingen. Regelmatig stilstaan bij mijlpalen en successen heeft een drastisch effect op het verloop van medewerkers.

Ten slotte is het als leidinggevende verstandig om actief zelf feedback te vragen. Zo kan je steeds beter jouw team ondersteunen!

Van monoloog naar dialoog: 20+ vragen tijdens een feedbackgesprek

Als je maar één iets meeneemt uit deze blog, laat het dan het volgende zijn: Een feedbackgesprek is een dialoog, geen monoloog. Nog teveel zien we managers of teamleiders focussen op het eindresultaat, in plaats van naar de groei en ontwikkeling van medewerkers. Medewerkers krijgen vaak alleen maar te horen wat niet goed is, en voelen zichzelf vaak niet gehoord of gewaardeerd.

Wanneer je in dialoog stapt, en vertrekt vanuit oprechte interesse in zowel het welzijn van de medewerker, als de projectresultaten, ontwikkel je een positieve en productieve werkomgeving. Dat wil zeggen dat je zowel voor, tijdens, als na het project betrokken bent. Zo kan je evenzeer constructieve feedback bieden, als samen successen vieren!

Ontdek 20+ feedback vragen om meer inzicht te krijgen in de ontwikkeling van jouw team:

Definitie

• Hoe loopt het project tot nu toe?
• Wat denk jij dat er goed is gelukt?
• Welke zaken zou je anders doen in de toekomst?
• Wat bedoel je met…?
• Hoe is dat gegaan vanuit jouw perspectief?

Empathie & Effect

• Hoe voelt het om dit te horen?
• Wat doet dit met jou?
• Hoe voelt dat nu voor jou? Waar denk je nu aan?
• Wat was de intentie achter ‘gedrag’?
• Welke redenering zat hierachter?
• Welk effect denk je dat dit had op de andere?
• Op welk resultaat had je gehoopt?

Suggesties

• Hoe kan je anders handelen in de toekomst om het gewenste resultaat te bereiken?
• Welke andere alternatieven zie je?
• Wat nog? (Nespresso vraag: What else?)
• Ik denk bijvoorbeeld aan… Hoe klinkt dat?

Check-in

• Wat neem je mee uit deze dialoog?
• Waar kunnen we het over eens zijn?
• Wat zal je doen om een beter resultaat te creëren?
• Hoe plan je om hier eigenaarschap over te nemen?
• Welke ondersteuning kan ik jou geven?
• Hoe en wanneer doen we een check-in?

Kortom, feedback is de sleutel voor groei en ontwikkeling in organisaties. Een open feedbackcultuur staat voor een attitude van continue verbetering en samenwerking. Maar feedback gaat niet alleen over vragen of woorden, het gaat ook over mensen en hun emoties. Hoe ga je om met emoties tijdens een feedbackgesprek? Waar moet je op letten? Ontdek het volgende week in deel 2 van deze blog reeks!

Faciliteer een open feedbackcultuur als accelerator voor groei! Neem contact op & ontdek de beste oplossing voor jou.